Effizienz in der technischen Doku

Effizienz ist mit Sicherheit die Leitidee bei der Gestaltung von Prozessen und der Abwicklung von Projekten. Eine andere liegt bei den Zuständigkeiten und den Verantwortlichkeiten. Hier kommt die moderne Abstimmungskultur oft an ihre Grenzen. Häufige Meetings, die Ressourcen binden und ohne klares Ergebnis enden. Probleme, die vertagt, statt gelöst werden. Ein Berg von Arbeit, den man vor sich herschiebt, der immer größer wird, und am Ende kann man den Termin nicht halten.

Eine effiziente Projektierung ist also eine Herausforderung, die als Problem in den Köpfen der Entscheidungsträger und Verantwortlichen längst angekommen ist. Outsourcing ist hier oft die Lösung. Gerade Unternehmen mit komplexen Strukturen oder ohne klar definierte Zuständigkeiten bei der technischen Dokumentation, können von den kleinen und schlagkräftigen Teams der Dienstleister profitieren.

Die Effizienz in der technischen Dokumentation ist also nicht nur eine Frage der Budgetierung, sondern vor allem auch eine Abstimmungsfrage. Je mehr am Prozess beteiligt sind, umso schwieriger wird die Abstimmung erfahrungsgemäß. Schlüssel zum Erfolg ist auch hier die Kommunikationskultur eines Unternehmens. Diese findet ihre Ursachen in der Identifikation und Loyalität der Arbeitnehmer zum Unternehmen und den Mitarbeitern. Abteilungsdenken und das mangelnde Bewusstsein für Verantwortlichkeit und Zuständigkeit, machen die Abstimmung hier aber oft schwierig. Demgegenüber steht der Dienstleister mit der klaren Zuweisung von Aufgaben nach Kompetenz, Eignung und Erfahrung.

Die Usability – die Effizienz in der Wahrnehmung

Effizienz ist aber auch gerade bei Betriebsanleitungen eine Frage der Usability und somit der Gestaltung. Wie gut kann die Zielgruppe die Anleitung lesen und verstehen? Hier geht es also ans Eingemachte und die Erfahrung und Qualifikation des technischen Redakteurs kommen voll zum Tragen. Entgegen der landläufigen Meinung, das Bild sei dem Text prinzipiell überlegen, ist es gerade die sinnvolle Gewichtung von Text und Bild, auf die es ankommt. Textwüsten gehören ebenso nicht dazu, wie Visualisierungen ohne erkennbaren Mehrwert. Dabei kann mit verschiedenen Formaten und der Schriftgröße schon viel optimiert werden. Vorausgesetzt die Vorgaben nach DIN EN ISO 20607 werden eingehalten (!).

Sprache ein Schlüssel zum Erfolg

Stil und Sprache sind also ein wesentlicher Baustein zur Effizienz und somit zum Erfolg. Dabei geht es um mehr als nur Rechtschreibung, Grammatik und Ausdruck. Im sprachlich-analytischen Kontext der Erstellung einer Betriebsanleitung zeigt sich, wie gut ein Konzept einer Maschine durchdacht ist. Die technische Doku ist also auch immer die Bewährungsprobe für eine Maschine/ein Produkt. Ein Umstand, den man freilich zu nutzen wissen muss. Das gilt vor allem im Sondermaschinenbau. Gerade ein Dritter Unbeteiligter weist nicht nur Fehler in der Betriebsanleitung auf, sondern auch in der Konstruktion und der Logik der Maschine selbst. Nur wer hier die richtigen Fragen stellt, ist auf einem guten Weg zu einer effizienten Lösung.

Effizienz in der Kundenbeziehung

Eine gute Beziehung zum Kunden ist auch eine Frage der Effizienz. Wie viele Beschwerden und Reklamationen gehen ein? Etwa durch eine un- oder missverständliche Betriebsanleitung? Das wiederum bindet Kapazitäten in Form eines Fehlermanagements, des Services oder dem E-Mail-Verkehr. Eine belastbare und sichere technische Dokumentation wirkt sich hier also auch günstig auf die Effizienz aus und spart Kosten und Aufwand. 

Die Digitalisierung in der technischen Doku

Effizienz ist per se ein Versprechen der Digitalisierung. Dabei steckt diese gerade bei der Technischen Dokumentation oft noch in den Kinderschuhen. Die Konzepte sind längst klar. Technische Informationen sollen genau dann zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden. Verschiedene Devices werden neben dem klassischen Handbuch in Print benötigt, wie Bildschirme/HMI, Eingabeoptionen, Touchpads usw. Diese sind beim aktuellen Stand der Halbleitertechnologie leicht umzusetzen. Bei einer zunehmenden Vernetzung, das ist die Logik, wird also auch die technische Dokumentation ein integraler Bestandteil des digitalen Gesamtkonzeptes, der mit anderen Anforderungen kooperiert und koordiniert wird. Wie stark also die Digitalisierung in der Technischen Doku vorangetrieben wird, bleibt abzuwarten. Die Abhängigkeit vom Strom etwa empfinden viele als ein Defizit.  

Content Management Systeme – Effizienz XXL

Es ist längst kein Geheimnis mehr, dass Content Management Systeme (CMS) und modulare Konzepte ab einer gewissen Größe die effizientere Lösung darstellen. Ja die Maschinen selbst werden auch im Sondermaschinenbau zunehmend modular konzipiert. Das schafft einen strukturellen Vorteil, der von der Planung zur Erstellung bis hin zur Übersetzung reicht. Sauber aufgebaut und umgesetzt lassen sich komplexe Informationen in Bausteinen arrangieren, die gerade beim Übersetzen enorm effizient sind. Das erspart zum Beispiel die Beschreibung eines Sachverhaltes mit zwei unterschiedlichen Ausführungen. 

Das CMS hat noch viele andere Vorteile. Es können mehrere Redakteure an einem Dokument arbeitsteilig arbeiten. Das erhöht die Effizienz noch einmal um einiges. Modulare Konzepte bedürfen allerdings einer Menge an Vorarbeit. Oft sind modulare Strukturen noch gar nicht vorhanden. Die gesamte Informationslandschaft muss also umgestrickt werden. Eine Arbeit, die vor allem Konzeptionsstärke erfordert und den Willen, alte Strukturen aufzubrechen. Dabei kommt es in Spitzen gerade im Sondermaschinenbau zu Spezifikationen, die modular nicht gelöst werden können. Ein weiterer Nachteil: Content Management Systeme können in ihrer Bedienung sehr komplex sein. Ist die Umgebung allerdings erst einmal etabliert und das Personal geschult, führt das schnell zur Amortisation.

Große und mittelständische Unternehmen kommen heutzutage um ein CMS nicht herum und dieses wird auch zunehmend integriert. Allerdings sollte, wie bei jeder digitalen Transformation, vorab genau geprüft werden, ob zum einen der Bedarf wirklich besteht. Zum anderen gilt es Fallstricke und Planungsfehler möglichst auszumachen. Digitalisierungsprojekte können auch schnell an ihre Grenzen kommen. Der Teufel steckt dann auch hier im Detail. Sind etwa die Strukturen zu eingefahren, das Personal nicht qualifiziert oder nicht motiviert genug. Gibt es ein Problem mit der Umgebung, Informationen gehen verloren, Lizenzen laufen ersatzlos ab usw.

Normenverständnis – auch hier punktet der Dienstleister

Normen gibt es viele und es werden immer mehr. Umso mehr stellt sich das Problem des effizienten Umganges mit Normen. Denn Normen müssen beachtet werden! Es bedarf hier besonderer Kapazitäten, die Unternehmen oft nicht zur Verfügung haben. Auch hier bietet der Dienstleister aufgrund seiner Spezialisierung die effektiveren Prozesse.

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